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          寫郵件的能力與說話能力同樣重要

          [2016-01-18]

          當今,作為一種交流手段,電子郵件獲得了人們的認可。書寫電子郵件的能力,與會話能力是并駕齊驅的。書寫電子郵件溝通需要能夠準確傳達目的和內容的寫作能力,以及短時間內處理郵件的能力。郵件,不僅僅可以于繁忙之時輕松地傳達信息,而且能夠向多個對象一齊發送,還可以存留已發送的郵件信息。郵件與電話相比,是非常便利的,但它要求使用與打電話時不同的禮儀和技巧。

          書寫郵件的基本禮儀:
          例如,在發送郵件的時候,首先需要在開頭簡短地寫上郵件的主題。在書寫內容較長的郵件時,經常會在介紹主題之前過于冗長地說明事情的經過的情況,這樣的郵件讓人一看就沒有讀下去的心情。在說明性文字很長的情況下,不要將說明的內容寫在正文中,要把它詳細地記錄在附件中并一同發送,并且向對方打電話說明這一情況,這樣做是比較好的。

          在郵件交流中,很難判斷對方的狀況,也不能推測出對方的反應,因此在交流的時候是有必要注意禮儀的。如果回封郵件那就另當別論了,發送郵件等同給予理解,這種想法是產生矛盾的根源。

          另一方面,在發送郵件之后,有的人會給每個收件人打電話通知一聲,我認為這樣做是非常麻煩的。在自己方便的時候閱讀郵件是郵件的一大優點。在對方沒有回應的情況下,我會計算好時間跟他電話聯系。

          為了交流能夠順利地進行,郵件傳達的內容要簡潔并合乎邏輯,這一點毋庸置疑。能夠吸引對方的文章或是能夠表達自己感情的文章也是重要的。電子郵件跟用手寫信的書寫要求是相同的,除了“敬啟”、“謹啟”這樣的起首語或結束語之外,有的人還會加入季節寒暄語,但這樣寫有的時候會拉大與對方之間的距離。如果想要表現自己跟對方的親密關系,避開那些形式上的書寫方式或許會更好。想要提高寫作能力,可以利用博客等信息發布工具。如果平時經常寫文章,寫作能力就會得到切實的提高。

          隨著電子郵件的普及,接受它的人也越來越多,但如果在處理郵件上花費大量的時間,就會對自己的工作產生影響。這樣的人看上去好像工作能力差,不能勝任工作似的。處理郵件的方法,因人而異,在此介紹一下我的方法,僅供大家參考。

          包括郵件雜志的訂閱在內,我現在每天大概會收到500封郵件。我每天會分2~3次來處理這些郵件。每次大概要花費30分鐘。我會在吃飯或下班的空閑時間一口氣把它們全都處理掉。這樣既可以在短時間內將郵件處理掉,又不會耽誤其他的工作。沒有價值的郵件,我會將它們全部刪除。剩下的郵件,我會把它們分類為應該馬上處理的郵件、還沒有作出回復的郵件以及已經發送的郵件。使用這種方法處理郵件,就可以把收件箱作為任務清單利用起來。

          為了在郵件軟件上對任務進行管理,我經常給自己發送郵件。除了電話聯系時記下的筆記外,我還把諸如內容是“如果不表揚他”這類郵件發到自己的郵箱中進行管理。

          隨著電子郵件的普及,普通意義上的對話就相應減少了,有的人認為人們之間的交流因此變少了,但我并不這樣認為?,F在的年輕人,在學生時代就已經開始使用郵件了,他們進入社會以后會更加熟練地使用郵件進行交流。



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